Het hebben van elektriciteit lijkt zo vanzelfsprekend, net zoals water uit de kraan of gas om te koken. Maar om het elektriciteitsnet toekomstbestendig te maken en ervoor te zorgen dat er zo min mogelijk storingen komen is onderhoud van aansluitingen, kabels en leidingen van groot belang. Stedin is netbeheerder in het grootste deel van de Randstad, waar drukke stedelijke gebieden afhankelijk zijn van elektriciteit om te wonen, te werken en te leven. Zij hadden de wens om de onderhoudswerkzaamheden van hun medewerkers in het veld verder te optimaliseren.

Efficiënter werken en aanzienlijke kostenbesparingen realiseren

In juni 2016 kwam startte Roy Coonen als Manager Beheer & Onderhoud bij Joulz Energy Solutions, nu de businessunit Hoogspanning bij Stedin, alwaar hij inmiddels Manager Hoogspanning is. We vroegen hem naar de belangrijkste uitdaging die hij als opdracht meekreeg . “Elk jaar minimaal 5% efficiënter werken en kostenbesparingen realiseren op het onderhoud”, was zijn concrete antwoord. Om die doelstelling te bereiken, benoemde het team diverse acties. Twee daarvan sprongen er uit. Enerzijds was er behoefte aan een beter Onderhoud Beheer Systeem (OHBS) en anderzijds moest er een efficiënte Buitendienst Applicatie (BDA) komen. Deze twee uitdagingen zijn samen met Incentro opgepakt.

Uitdagingen in dagelijkse onderhoudswerkzaamheden

“Als je geen goed Werk Order systeem hebt, dan ben je al inefficiënt”, vertelt Roy. Onderhoudsmonteurs van hoogspanningsinstallaties maakten gebruik van een groot aantal inspectie- en rapportageformulieren die lang niet altijd op een correcte en eenduidige manier gebruikt en ingevuld werden. Zo kon het voorkomen dat verouderde formulieren gebruikt werden. Ook was er sprake van veel handmatige, inefficiënte processen. “Werkvoorbereiders die bijvoorbeeld van het ene lijstje weer een ander lijstje gaan bouwen”, is hoe Roy het op een duidelijke manier uitlegt. Zonder goed Onderhoud Beheer Systeem vielen geen efficiënte onderhoudsplanningen te maken.

Ook op het gebied van beheer ontstonden onduidelijkheden. Op papier kon bijvoorbeeld beschreven staan dat er geen onderhoud meer gepleegd mocht worden, bijvoorbeeld aan een specifiek schakelstation. Maar in de praktijk bleek dat de onderhoudsmonteur in het veld van deze beslissing niet op de hoogte was, of deze melding simpelweg gemist had. Roy benadrukt dat het in deze fase belangrijk was om eerst de basis, het fundament, voor elkaar te hebben.

Kostenspreiding en voorspelbaarheid van onderhoudswerkzaamheden

Roy vergelijkt de onderhoudswerkzaamheden van Hoogspanning met het onderhoud wat je zelf ook thuis voor je huis nodig hebt. Daarbij gaat hij uit van een belangrijke kerngedachte: “Je wilt niet plotseling in hetzelfde jaar geconfronteerd worden met alle onderhoudskosten, maar het liefst een spreiding van de diverse onderhoudskosten over de jaren heen” is hoe hij het verwoordt. Een nieuw Onderhoud Beheer Systeem zou alle onderhoudsdata in één centraal systeem bijeen kunnen brengen. Hierdoor kunnen de onderhoudswerkzaamheden van de buitendienst gelijkmatiger over de jaren verdeeld worden. Door data te gaan verzamelen van maandelijkse inspecties bijvoorbeeld, zou de voorspelbaarheid van onderhoudswerkzaamheden moeten toenemen. Daaruit ontstaan dan weer betere planningen.

De Agile aanpak van Incentro

Als eerste is een compact team samengesteld. Tijdens de inceptiefase had dit team de taak om de doelen helder te formuleren. Interessant is een uitspraak die Roy hierbij doet: “Teveel requirements levert geen resultaat, maar een technische studie.” Het basisdoel hebben we daarom goed omschreven, namelijk het verbeteren van het onderhoudsproces in zo veel mogelijk standaard activiteiten. Maar ook het juiste gebruik van de benodigde formulieren. In eerste instantie waren er 8 mensen, maar daarna is het team kleiner geworden. Eerst werd een product backlog opgesteld. Deze is pragmatisch, middels nauwkeurig getimeboxte sprints afgewerkt. De eerste focus richtte zich op het verbeteren van de basis onderhoudsactiviteiten. Vervolgens werden in een later stadium ook alle processen rondom herstelwerkzaamheden en storingsmeldingen toegevoegd. Een compleet nieuw Onderhoud Beheer Systeem kon daardoor worden opgeleverd.

“Als we besloten hadden om in één keer een heel systeem op te leveren, dan hadden we of nog niets gehad of een systeem wat niet als maatwerk voor ons gebouwd is”

Buitendienstautomatisering in de praktijk

Het grote verschil met vroeger is dat onderhoudsmedewerkers nu alleen die informatie ontvangen die specifiek voor het desbetreffende onderhoud noodzakelijk is. In het verleden waren bijvoorbeeld inspectiedocumenten lange en tijdsintensieve lijsten die voor elke opdracht doorgenomen en ingevuld moesten worden. Door formulieren dynamisch te maken, afhankelijk van de opdracht, ontstaan grote tijdsbesparingen.

Maar er is nog een ander belangrijk voordeel. In het verleden moesten onderhoudsmedewerkers in het veld inloggen op allerlei systemen om de juiste informatie tot zich te krijgen. Met mogelijke fouten tot gevolg. Nu wordt alle benodigde informatie als een serveerblad via de applicatie aan hen aangeleverd. “Een push van de juiste informatie is beter dan een pull, omdat je dan verkeerde informatie kunt vragen”, is hoe Roy het uitlegt. Om draagvlak te vergroten zijn interne opleidingen van onderhoudsmedewerkers door eigen mensen uitgevoerd. Natuurlijk met de nodige ondersteuning van Incentro.

Behaalde resultaten

• Een enorme besparing op onderhoudskosten >15% over de afgelopen drie jaar, die uit te drukken valt in miljoenen euro’s.
• Beter voorspelbare meerjarige onderhoudsplannen. (Risico spreiding)
• De kans op plotseling benodigde extra capactiteit van onderhoudsmedewerkers neemt af. (Vlakker plannen)
• Met het Onderhoud Beheersysteem komt alle data op één centrale plek bijeen waar buitendienstmedewerkers, ontwikkelaars en planners van gebruik kunnen maken. Beter voor het onderling contact, maar vooral ook voor de juiste informatievertrekking naar de klant.
• Minder fouten in het veld tijdens de onderhoudwerkzaamheden.
• Een tijdsbesparing op administratieve werkzaamheden, waardoor er meer tijd overblijft voor nog beter onderhoud.
• Integratie met SAP, onder andere wordt de orderstatus automatisch geupdate.

Tot slot

“Wil je met elkaar continu kunnen verbeteren, dan heb je altijd een goede basis nodig. Die is samen met Incentro gelegd” sluit Roy af. Zowel het Onderhoud Beheer Systeem als het Buitendienst Automatisering Systeem zijn opgeleverd en zijn in beheer genomen van de IT organisatie van Hoogspanning.

Natuurlijk willen we namens Incentro Roy Coonen van Hoogspanning enorm danken voor het delen van zijn praktijkervaringen. We wensen hem en zijn team heel veel succes toe bij zijn verantwoordelijke werk namelijk het toekomstbestendig houden van het Stedin elektriciteitsnet waar zoveel mensen dagelijks van afhankelijk zijn.

Kan Incentro ook iets voor uw organisatie betekenen?

Met het verbeteren van processen rondom onderhoud- en herstelwerkzaamheden hebben we veel ervaring opgedaan. Zo heeft Incentro voor een wereldwijd opererend chemisch concern een volledig met SAP geïntegreerd ‘Plant Maintenance Platform’ gebouwd. Dit wordt gebruikt om onderhoud, herstelwerkzaamheden en retrofits te managen. Het platform bestaat uit native applicaties voor gebruik op mobiele telefoons en tablets, als ook een zeer uitgebreide webapplicatie. De applicaties zijn multichannel gebouwd voor een naadloze overgang tussen verschillende hardware devices.

Wilt u ook geen spanning meer hebben? Kijk dan ook eens naar onze SAP Mobile Plant Maintenance software.