Het verschil tussen een Melding en een Werk Order in SAP PM

In deze blog leg ik het belang uit van een goede Melding en beschrijf ik de verschillen tussen een Melding en Werk Order in SAP PM (Plant Maintenance). Een gebruiker kan een Melding binnen de onderhoudsorganisatie aanmaken om een storing of onderhoudsaanvraag vast te leggen.

Bij het aanmaken van een Melding is het allereerst belangrijk om de juiste Melding soort te selecteren. Er zijn doorgaans 2 soorten Meldingen waaruit een gebruiker kan kiezen.Denk dan aan een onderhoudsaanvraag of een storingsmelding. Ook zijn er vaak nog Melding soorten voor het maken van een Verzoek tot Wijziging (MOC) en Werk Uit Inspectie (WUI). Probeer bij het inrichten van SAP het aantal Melding soorten te beperken, anders zien medewerkers al snel ‘door de bomen het bos niet meer’.

Afhankelijk van hoe SAP is ingericht dient de maker van de Melding vervolgens ook de volgende gegevens in te vullen:

Een korte omschrijving van het probleem (dit is de titel van de Melding)
Een gedetailleerde probleemomschrijving in de lange tekst
Functieplaats en/of apparatuur
De naam van de melder
Work Center/Plannergroep gegevens
Schadebeelden, oorzaken indien bekend.

Vaak wordt ook de prioriteit/oplostermijn aangegeven in de Melding en kunnen reeds uitgevoerde acties in de lange tekst van de Melding worden beschreven. De Melding is vaak een ‘trigger’ voor daaropvolgende acties vanuit onderhoud, zoals bijvoorbeeld reparatie van de gefaalde apparatuur.

Zo compleet mogelijk invullen

Het is enorm belangrijk dat een Melding zo compleet en volledig mogelijk wordt ingevuld, dit draagt namelijk direct bij aan het zo efficiënt en effectief mogelijk oplossen van een storing. De Melding is daarnaast ook de basis voor toekomstige analyses, rapportages en reliability verbeterinitiatieven.

Voor bedrijven die de onderhoudskosten willen volgen en onderhoudsactiviteiten willen plannen, volstaan Meldingen echter niet omdat:

Meldingen niet zijn geïntegreerd met de SAP module Material Management (MM). Een gebruiker kan componenten gebruikt voor reparaties daarom niet toewijzen aan de Melding.
De gebruiker kan op basis van een Melding geen Inkoop Order aangemaken.
De gebruiker kan aan een Melding geen geplande, werkelijke of geschatte arbeidskosten voor onderhoudsactiviteiten koppelen.
Aan uit te voeren onderhoudsactiviteiten kunnen geen uren worden gekoppeld in een Melding t.b.v. planning doeleinden.

Een Melding is vooral bedoeld om asset gerelateerde zaken op te melden. Het volstaat dus alleen als er geen componenten nodig zijn, en als de gebruiker geen Inkoop Order hoeft aan te maken. Kosten boeken op een Melding is niet mogelijk.

Andere gevallen

Voor alle andere gevallen geldt dat de Melding moet worden omgezet in een Werk Order. SAP kopieert automatisch de korte tekst en lange tekstgegevens van de Melding naar de Werk Order.

Vervolgens kan de Werk Order worden aangevuld en worden voorzien van taakregels met daarin bijvoorbeeld de uitbesteding naar een firma, benodigde componenten kunnen worden toegevoegd etc.

Vanuit de Werk Order kan gemakkelijk terug naar de Melding worden gegaan door te dubbelklikken op het Meldingnummer. Gedurende de werk voorbereiding en uitvoering wordt de Melding ‘lange tekst’ vaak gebruikt als communicatiemiddel.

Nadat een werknemer alle werkzaamheden om de storing op te lossen heeft voltooid, kunnen zowel Melding als Werk Order gelijktijdig technisch worden afgesloten.

Tot slot

Het belang van een goede en complete Melding mag nooit onderschat worden. Verder is het belangrijkste verschil tussen een Melding en Werk Order, dat een Melding vooral bedoeld is om asset gerelateerde zaken op te melden en een Werk Order om ‘het werk op uit te voeren’.

En verder…

SAP PM is de enige SAP module waarbij de informatie wordt ingevoerd en verzameld door mensen in de operatie. Dit vraagt ook een andere aanpak om ze SAP goed te leren gebruiken. Maak de werkprocessen zo eenvoudig mogelijk en zorg voor passende training en opleiding en eerstelijns begeleiding voor iedere gebruiker. Het risico is anders groot dat een negatief beeld van SAP ontstaat bij eindgebruikers SAP.

Een alternatief voor het invoeren van gegevens in SAP, is het implementeren van Incentro’s Mobile SAP PM Platform. Dit maakt gebruik van app’s die eenvoudig op mobile telefoon of tablet te installeren zijn en volledig geïntegreert zijn met SAP. De techneut hoeft dus niet in SAP te zijn voor het invoeren van zijn gegevens. In plaats daarvan gebruikt hij de eenvoudige, intiuitieve interface van de applicaties.